全企業で電子取引への対応が必須
ご存じのように電子帳簿保存法の中で ① 電子帳簿保存 、② スキャナ保存 は「任意」となっておりますので従来通りの業務手順を何ら変更する必要はありません。しかし、「③ 電子取引」に対しては全企業の対応が必須となります。
では「③ 電子取引」へどう対応すればいいのでしょうか？
※取引先企業とメールやＳＡＡＳ、ＥＤＩのなどの受発注・請求支払業務が全くない企業では対応する必要はございません。
電子取引とは
電子取引保存法では、「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引を指します。これには、取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書など、これらに準ずる書類が含まれます。具体的には、EDI取引、インターネットを介した取引、電子メールを用いて取引情報を授受する取引（添付ファイルを含む）、インターネット上のサイトを通じて取引情報を授受する取引などが該当します。
上記の規定を考えた場合、メールでの契約、見積のやり取り、注文、請求など取引先とのやり取りをほぼ全て保存する必要があります。オンラインショップであれば「お買い上げ明細書」など該当します。また、ＳＡＡＳ・ＥＤＩでの取引記録も該当します。
DDR@exeを使って電子取引をどう保存するか？
電子取引は上記のように現在の企業取引では様々な形態で利用されていますが、大きく分類すると下記に分かれます。
- 電子メール文章による取引（①メールタイプ）
- 電子メール添付の書類による取引（①メールタイプ添付）
- ＳＡＡＳもしくはメールのＵＲＬからダウンロードする書類による取引（②ダウンロードタイプ）
- 機械による自動取引（③バッチタイプ）
DDR@exe では UI を通さずに、全てメール経由で可能な限り自動保存することで電子取引の保存を行ないます。
DDR@exe 電子取引を保存する２タイプの選択
A・全保存
関係社員の受信／送信メールを全て自動で保存する（キーワード・ドメイン等でフィルタリング可能）
- <good> 設定が終れば電子取引の保存を意識する必要が無い
- <good> 保存忘れがない
- <bad> 保存に必要なもの以外のメールも保存され、保存容量が増える
Ｂ・選別保存
請求書・見積書・納品書・契約書等、メールが届いたときに担当者が判断し、保存メールボックスへ転送する
- <good> 保存された電子取引に不要なメールが混ざらない
- <bad> 請求書・見積等受領時及び発送時の作業が増える
- <bad> 保存忘れの可能性がある
法律上で必要な事は？
現行の電子帳簿保存法上で要求されていることは、会社規模などにかかわらず「電子取引も通常の取引と同じように印刷して整理された状態で管理している」状態で「税務署員による質問検査権によるダウンロードの求めに応じる事が出来る」事が要件とされています。
DDR@exe は「税務署員による質問検査権によるダウンロードの求めに応じる事が出来る」を目的として作成されています。Ａ・全保存タイプ 、Ｂ・選択保存タイプ のどちらの保存方法を選ぼうとも、電子帳簿保存法の電子取引保存の要件を満たすことが可能です。
具体的な業務
①メールタイプ
受け取り・受信
電子メール及び電子メール添付タイプに関しては、自動でそのまま保存されカタログが作成されます。
添付のPDFはOCRされカタログに情報が付与されます。
業務上ユーザーは何も意識することなく対応出来されます。
作成・送信
ご利用のメールサーバ機能で「自動BCC」や「always_bcc」などが利用可能な場合、ユーザーは何も意識せずに自動的に保存対応可能です。（※参考：プロバイダ WebArena「自動BCC」 / メールサーバ postfix「always_bcc」）
メールサーバが対応できない場合でも、メールソフトの自動BCC（※参考：メールのコピー送信）機能を使用することによりユーザーはほとんど意識せずに自動的に保存対応されます。
②ダウンロードタイプ
ダウンロードタイプは各社様々なソフトウェアがあり、ほとんどの場合ユーザーが画面を確認しつつパスワードなどを入力し、書類を取得する必要があります。通常このタイプが届いた場合、ユーザーにて書類等を保存印刷などの対応が行なわれます。この時、同時に書類を電子メールに添付して送信することで保存対応されます。
③バッチタイプ
EDIなどのバッチタイプは通常、定期的にサーバーが処理しますので、明細データをメール添付して送信することで保存対応されます。明細データの送信処理等に関しては使用ソフトのマニュアル等をご確認下さい。